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Prozessanalyse: wo Aufträge zwischen ERP, Lager und Buchhaltung liegen bleiben
Drei Exporte mit unterschiedlichen Datumsformaten und Zeitzonen wurden zu einem Ereignisprotokoll verknüpft. Daraus entstehen Prozessgraph, Wartezeiten je Schritt und die größten Engpässe.
Musterarbeit (Demo), kein Kundenauftrag. Gebaut als Probeaufgabe mit erfundenen Beispieldaten; die Prüfzahlen unten stammen aus dem automatischen Prüflauf und sind nicht geschönt.
Was gebaut wurde
- Exporte mit Ortszeit, UTC und US-Datum zusammengeführt, auch über die Zeitumstellung
- Lager- und Buchhaltungszeilen trotz abweichender Schreibweisen dem Auftrag zugeordnet
- Bearbeiter vor der Auswertung pseudonymisiert
kennzahlen.xlsx herunterladen prozessanalyse-demo.zip herunterladen
Die Daten sind erfunden und haben ein bekanntes Soll. Engpass-Treiber sind Auffälligkeiten, keine bewiesene Ursache; Maßnahmen im Bericht sind Vorschläge zur Klärung.
Wie geprüft wurde
Automatischer Prüflauf vom 22.10.2026, aus dem Protokoll (Testdaten erfunden, Zahlen gemessen):
- 1000 Auftraege aus 3 Exporten (ERP-CSV Ortszeit TT.MM., Lager-XLSX UTC mit 5 Referenz-Schreibweisen, Buchhaltungs-CSV US-Datum mit Freitext-/Rechnungsnummer-Verknuepfung, Zeitumstellung im Zeitraum) -> 6039 Ereignisse
- Verknuepfung Lager 1970/1976, Buchhaltung 1877/1883 = Soll
Grenzen
Was diese Probe nicht abdeckt, steht hier, damit niemand mehr erwartet:
- Datenqualitaet beim Kunden bestimmt das Ergebnis: fehlende Scans, nachgetragene Zeitstempel oder Sammelbuchungen verzerren Wartezeiten; die Probe erkennt fehlende Ereignisse und verwaiste Zeilen und …
- Zugriff auf die Systeme des Kunden bauen wir nicht selbst ein: Grundlage sind Exporte (CSV/XLSX), die der Kunde zieht; Feldbedeutungen (welche Spalte ist 'Freigabe', welche Zeitzone hat das Lager) …
- Datenschutz: Bearbeiter werden vor der Analyse per HMAC-SHA256 pseudonymisiert (MA-xxxxxx); der Schluessel bleibt beim Kunden, nur er kann zurueckuebersetzen. Personenbezogene Leistungsauswertung …
- Graphviz (dot) ist nicht installiert: pm4py entdeckt DFG und Performance-DFG, das Bild prozessgraph.png ist eine eigene matplotlib-Zeichnung (feste Schichten, Kantenbeschriftung Anzahl/Median), kein …
- Je Schritt gibt es nur einen Zeitstempel: 'Wartezeit' ist der Abstand zum vorigen Ereignis (Liege- und Bearbeitungszeit zusammen), Kalenderstunden ohne Arbeitszeitkalender
- Engpass-Treiber sind Auffaelligkeiten in Segmenten (ein oder zwei Merkmale), keine bewiesene Ursache; Massnahmen im Bericht sind Vorschlaege zur Klaerung mit dem Kunden
- Freitext ohne Jahr ('Auftr. 123') wird dem laufenden Jahr zugeordnet; lokale Zeitangaben in der doppelten Stunde der Zeitumstellung (25.10. 02:00-03:00) sind mehrdeutig und wuerden verworfen und …
- pm4py steht unter AGPL v3: als internes Analysewerkzeug unproblematisch, ein ausgelieferter oder als Netzdienst angebotener Code muesste offengelegt werden oder braucht die kommerzielle Lizenz
- Synthetische Daten mit bekanntem Soll; echte Prozesse haben mehr Varianten, Teillieferungen und Sammelrechnungen (n:m-Verknuepfung), die je Kunde eigene Regeln brauchen
Bericht
# Wo Ihre Aufträge liegen bleiben - Prozessanalyse Auftrag bis Zahlung
Grundlage: 1000 Aufträge (angelegt 03.08.-30.10.2026) aus drei Exporten (ERP, Lager, Buchhaltung), zusammengeführt zu 6039 Ereignissen. Verknüpft: Lager 1970/1976 Zeilen (99,7 %), Buchhaltung 1877/1883 (99,7 %); die übrigen Zeilen gehören zu keinem Auftrag des Zeitraums (Vorjahr, Gutschriften ohne Auftrag).
Ein Auftrag braucht vom Anlegen bis zur Rechnung im Median **16,1 h**, jeder zehnte länger als **94,9 h**. Bis zum Zahlungseingang vergehen im Median 23,3 Tage (das ist überwiegend das Zahlungsziel Ihrer Kunden und wird hier nicht als Engpass gezählt).
## Die drei größten Engpässe
Gemessen als Wartezeit über dem üblichen Wert (Summe der Stunden über dem Median je Schritt). Insgesamt liegen Aufträge 24.821 Stunden länger als üblich; die drei Punkte erklären 94 % davon.
### 1. **Wartezeit bis "Kommissioniert" (nach "Auftrag freigegeben") - Artikelgruppe Sperrgut**
223 von 962 Aufträgen (Artikelgruppe Sperrgut) warten hier im Median **79,4 h**, alle übrigen 5,0 h. Zusammen 16.356 Stunden über dem Üblichen, davon 98 % in dieser Gruppe.
Ansatz (mit Ihnen zu prüfen): Kapazität bzw. Abholfenster für Sperrgut prüfen (Stapler, Personal, Sammeltermine); die übrigen Gruppen laufen normal.
### 2. **Wartezeit bis "Auftrag freigegeben" (nach "Auftrag angelegt") - Vorschritt am Freitag, bearbeitet von MA-5F2639**
70 von 992 Aufträgen (Vorschritt am Freitag, bearbeitet von MA-5F2639) warten hier im Median **68,0 h**, alle übrigen 2,3 h. Zusammen 4.963 Stunden über dem Üblichen, davon 93 % in dieser Gruppe.
Ansatz (mit Ihnen zu prüfen): Vertretung für MA-5F2639 an diesem Wochentag regeln oder die Freigabe dieser Aufträge an eine zweite Person geben - die Arbeit ist nicht schwer, sie wartet nur.
### 3. **Nacharbeit: Auftrag geändert nach "Auftrag freigegeben", danach erneut "Auftrag freigegeben"**
100 Aufträge wurden nach der Freigabe noch einmal geändert und mussten erneut freigegeben werden. Das kostete je Auftrag im Median 18,2 h, zusammen 1.907 Stunden.
Ansatz (mit Ihnen zu prüfen): Änderungsgründe erfassen und die häufigsten vor der Freigabe abfragen (Pflichtfelder, Rücksprache mit dem Kunden vor Freigabe); Änderungen nach Freigabe sind reine Nacharbeit.
## Wartezeit je Schritt
| Von | Nach | Anzahl | Median h | P90 h |
|---|---|---|---|---|
| Auftrag angelegt | Auftrag freigegeben | 992 | 2,43 | 3,92 |
| Versandt | Rechnung gestellt | 985 | 3,30 | 5,39 |
| Auftrag freigegeben | Kommissioniert | 962 | 6,02 | 81,86 |
| Kommissioniert | Versandt | 955 | 3,45 | 5,53 |
| Rechnung gestellt | Zahlung eingegangen | 864 | 520,53 | 871,93 |
| Auftrag freigegeben | Auftrag geändert | 100 | 15,88 | 27,10 |
| Auftrag geändert | Auftrag freigegeben | 100 | 2,42 | 3,52 |
| Auftrag freigegeben | Versandt | 30 | 8,98 | 61,51 |
| Kommissioniert | Rechnung gestellt | 15 | 1,05 | 2,38 |
| Rechnung gestellt | Versandt | 15 | 1,98 | 3,79 |
| Versandt | Zahlung eingegangen | 13 | 502,38 | 834,44 |
| Auftrag angelegt | Kommissioniert | 8 | 4,46 | 32,91 |
## Regelverstöße
| Regel | Fälle |
|---|---|
| Rechnung vor Versand | 15 |
| Versand ohne Freigabe | 8 |
| Freigabe durch Ersteller | 6 |
- Rechnung vor Versand: A-2026-000080, A-2026-000144, A-2026-000161, A-2026-000211, A-2026-000239, A-2026-000243, A-2026-000283, A-2026-000325, A-2026-000430, A-2026-000536, A-2026-000564, A-2026-000587, A-2026-000590, A-2026-000717, A-2026-000989
- Versand ohne Freigabe: A-2026-000262, A-2026-000280, A-2026-000310, A-2026-000395, A-2026-000433, A-2026-000582, A-2026-000676, A-2026-000710
- Freigabe durch Ersteller: A-2026-000212, A-2026-000425, A-2026-000607, A-2026-000621, A-2026-000786, A-2026-000788
## Datenqualität
- 30 Aufträge wurden versandt, ohne dass ein Kommissionier-Scan vorliegt (Scan vergessen oder Prozess umgangen): A-2026-000026, A-2026-000035, A-2026-000125, A-2026-000131, A-2026-000153, A-2026-000165, A-2026-000169, A-2026-000175, A-2026-000223, A-2026-000335, A-2026-000337, A-2026-000386 ...
- 6 Lagerzeilen und 6 Buchhaltungszeilen ohne passenden Auftrag
- 0 unlesbare Zeitstempel
- 123 Aufträge ohne Zahlungseingang bis zum Stichtag 20.11.2026
## Häufigste Abläufe (Varianten)
| Anteil | Anzahl | Ablauf |
|---|---|---|
| 74,6 % | 746 | Auftrag angelegt > Auftrag freigegeben > Kommissioniert > Versandt > Rechnung gestellt > Zahlung eingegangen |
| 10,1 % | 101 | Auftrag angelegt > Auftrag freigegeben > Kommissioniert > Versandt > Rechnung gestellt |
| 8,2 % | 82 | Auftrag angelegt > Auftrag freigegeben > Auftrag geändert > Auftrag freigegeben > Kommissioniert > Versandt > Rechnung gestellt > Zahlung eingegangen |
| 2,8 % | 28 | Auftrag angelegt > Auftrag freigegeben > Versandt > Rechnung gestellt > Zahlung eingegangen |
| 1,8 % | 18 | Auftrag angelegt > Auftrag freigegeben > Auftrag geändert > Auftrag freigegeben > Kommissioniert > Versandt > Rechnung gestellt |
9 verschiedene Abläufe insgesamt.
## Prozessgraph
## Methode
- Drei Exporte gelesen, Datumsformat und Zeitzone je Quelle gedeutet (ERP und Buchhaltung Ortszeit, Lager UTC) und alles auf UTC gebracht; Auftragsnummern aus fünf Schreibweisen bzw. Freitext normalisiert, Zahlungen über die Rechnungsnummer zugeordnet.
- Bearbeiter vor der Analyse pseudonymisiert (MA-xxxxxx, Schlüssel bleibt bei Ihnen).
- Ereignisprotokoll (Fall, Schritt, Zeit, Bearbeiter) in ereignisprotokoll.csv; Kennzahlen und alle Listen in kennzahlen.xlsx. Direkt-Folge-Graph, Wartezeiten und Varianten mit pandas gerechnet und mit pm4py unabhängig nachgerechnet (übereinstimmend).
- Treiber eines Engpasses: die kleinste Gruppe (ein oder zwei Merkmale aus Wochentag, Bearbeiter, Artikelgruppe, Region), die mindestens 80 % der Mehr-Wartezeit erklärt.
## Grenzen
- Datenqualitaet beim Kunden bestimmt das Ergebnis: fehlende Scans, nachgetragene Zeitstempel oder Sammelbuchungen verzerren Wartezeiten; die Probe erkennt fehlende Ereignisse und verwaiste Zeilen und weist sie aus, kann aber nicht wissen, wann ein nie erfasster Schritt wirklich stattfand
- Zugriff auf die Systeme des Kunden bauen wir nicht selbst ein: Grundlage sind Exporte (CSV/XLSX), die der Kunde zieht; Feldbedeutungen (welche Spalte ist 'Freigabe', welche Zeitzone hat das Lager) werden je Kunde einmal mit ihm geklaert - hier sind sie bekannt
- Datenschutz: Bearbeiter werden vor der Analyse per HMAC-SHA256 pseudonymisiert (MA-xxxxxx); der Schluessel bleibt beim Kunden, nur er kann zurueckuebersetzen. Personenbezogene Leistungsauswertung braucht beim Kunden ggf. Betriebsrat/Datenschutzbeauftragten - der Bericht nennt Pseudonyme nur dort, wo ein Engpass an einer Rolle haengt
- Graphviz (dot) ist nicht installiert: pm4py entdeckt DFG und Performance-DFG, das Bild prozessgraph.png ist eine eigene matplotlib-Zeichnung (feste Schichten, Kantenbeschriftung Anzahl/Median), kein pm4py-Graphviz-Layout; die vollstaendige DFG-Tabelle steht in kennzahlen.xlsx
- Je Schritt gibt es nur einen Zeitstempel: 'Wartezeit' ist der Abstand zum vorigen Ereignis (Liege- und Bearbeitungszeit zusammen), Kalenderstunden ohne Arbeitszeitkalender
- Engpass-Treiber sind Auffaelligkeiten in Segmenten (ein oder zwei Merkmale), keine bewiesene Ursache; Massnahmen im Bericht sind Vorschlaege zur Klaerung mit dem Kunden
- Freitext ohne Jahr ('Auftr. 123') wird dem laufenden Jahr zugeordnet; lokale Zeitangaben in der doppelten Stunde der Zeitumstellung (25.10. 02:00-03:00) sind mehrdeutig und wuerden verworfen und gezaehlt - der Generator vermeidet sie, echte Daten koennen sie enthalten
- pm4py steht unter AGPL v3: als internes Analysewerkzeug unproblematisch, ein ausgelieferter oder als Netzdienst angebotener Code muesste offengelegt werden oder braucht die kommerzielle Lizenz
- Synthetische Daten mit bekanntem Soll; echte Prozesse haben mehr Varianten, Teillieferungen und Sammelrechnungen (n:m-Verknuepfung), die je Kunde eigene Regeln brauchen
So etwas für deinen Betrieb?
Beschreib kurz, was du brauchst. Du bekommst einen Festpreis, bevor ich anfange; ohne dein Ja passiert nichts.