SEO-Artikel: Sechs Kennzahlen, die ein kleiner Betrieb jede Woche braucht

Wer einen kleinen Betrieb führt, hat keine Stunde pro Woche für Auswertungen. Muss man auch nicht. Sechs Zahlen, einmal pro Woche angesehen, reichen, um früh zu merken, wenn etwas kippt. Hier steht, welche das sind, warum gerade diese und wie du sie ohne Software ermittelst.

1. Umsatz der Woche im Vergleich zur Vorwoche

Die einfachste Zahl und trotzdem die wichtigste. Nicht der Betrag allein zählt, sondern die Richtung. Ein Rückgang um ein Fünftel in einer Woche kann Zufall sein; drei Wochen hintereinander sind ein Muster. Schreib den Wochenumsatz in eine Zeile und daneben die Veränderung zur Vorwoche in Prozent.

2. Anzahl der Aufträge oder Verkäufe

Umsatz kann gleich bleiben, während sich darunter viel ändert: weniger Kunden, die mehr ausgeben, oder mehr Kunden mit kleinen Beträgen. Die Zahl der Aufträge zeigt, ob die Nachfrage hält. Für einen Handwerksbetrieb sind das Aufträge, für einen Laden die Bons.

3. Durchschnittlicher Auftragswert

Umsatz geteilt durch Anzahl. Steigt er, verkaufst du größere Leistungen oder hast die Preise angepasst. Fällt er, lohnt der Blick, welche Leistungen weniger gefragt sind. In einer Tabelle ist das eine einzige Formel: =Umsatz/Anzahl.

4. Offene Rechnungen und wie lange sie offen sind

Ein voller Auftragskalender hilft wenig, wenn das Geld nicht ankommt. Notier jede Woche die Summe der offenen Rechnungen und die älteste davon. Ist eine Rechnung über 30 Tage offen, ist das der Anlass für eine freundliche Erinnerung, nicht erst nach drei Monaten.

5. Anfragen und wie viele daraus Aufträge wurden

Wie viele Anfragen kamen, und wie viele davon hast du bekommen? Bei zehn Anfragen und zwei Aufträgen liegt die Quote bei 20 Prozent. Sinkt sie, kann es am Preis liegen, an der Antwortzeit oder an Anfragen, die gar nicht passen. Die Antwortzeit gleich mitnotieren: wer am selben Tag antwortet, bekommt öfter den Zuschlag.

6. Ein Kostenposten, der dir wichtig ist

Nicht alle Kosten jede Woche, nur der eine Posten, der am stärksten schwankt: Material, Wareneinkauf, Fahrtkosten oder Werbung. So siehst du früh, wenn er aus dem Ruder läuft, ohne jede Woche die ganze Buchhaltung durchzugehen.

So ermittelst du die Zahlen ohne Software

Eine Tabelle mit drei Blättern reicht:

• Buchungen: eine Zeile je Verkauf oder Auftrag mit Datum, Bereich und Betrag. Der Export aus Kasse oder Shop liefert das meist schon.
• Offene Posten: Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum, bezahlt ja oder nein.
• Wochenblick: die sechs Zahlen, berechnet mit SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS aus den anderen Blättern.

Wie so eine Mappe aussieht, zeigt die Excel-Beispielauswertung: sechs Monate einer erfundenen Fahrradwerkstatt, alle Kennzahlen als Formeln.

Wann sich mehr lohnt

Solange du die Zahlen in zehn Minuten pro Woche eintragen kannst, ist die Tabelle die richtige Lösung. Wenn das Eintragen länger dauert als das Ansehen, lohnt es sich, den Export automatisch einlesen zu lassen. Das spart die Handarbeit, an den sechs Zahlen ändert es nichts.